5.1. Bewoner & Organisatie
Met het programma Bewoner & Organisatie willen we de dienstverlening zo inrichten dat bewoners zich uitgenodigd voelen om op hun eigen manier bij te dragen aan goed samenleven. Dat betekent dat we onze klantbelofte waarmaken en dat bewoners dusdanig meedoen (in beleid en uitvoering) dat ze zich meer betrokken voelen bij hun buurt, wijk én Portaal. Dit vraagt tegelijk organisatiebrede aanpassingen in de cultuur, structuur en sturing.
Verbetertraject samenwerking bewonersvragen
We hebben overleggen opgezet voor complexe vragen van bewoners waar niet meteen een antwoord op is. We maken ook beter zichtbaar voor onze teams wat deze vragen zijn. Met hulp van adviesbureau Jonge Honden werken we beter samen en verbeteren we het contact tussen onze teams.
Leiderschapsprogramma en DNA
Leidinggevenden van Portaal hebben in 2023 vier gezamenlijke leiderschapsdagen gevolgd. Gezamenlijk hebben zij het DNA van Portaal ontwikkeld en dit geïntroduceerd bij medewerkers. Het DNA beschrijft wie we zijn, waar we voor gaan en staan als Portaal. Het gaat ons helpen om nog meer focus aan te brengen en ervoor zorgen dat we vanuit de verschillende bedrijfsonderdelen één gezamenlijk beeld hebben.
Het afgelopen jaar bracht veel uitdagingen met zich mee, zoals onze omvangrijke bouwprojecten, de energiecrisis en de druk op de leefbaarheid in onze buurten. Als Portaal hebben we hierin een belangrijke rol te vervullen. Gelukkig hebben we, ondanks deze uitdagingen, goede vooruitgang geboekt in ons ondernemingsplan en we hebben flinke ambities voor de toekomst. Het DNA helpt ons die ambities kracht bij te zetten en beschrijft onze focus, kernwaarde en opgave op weg naar ons doel.
Bewonerscontactstrategie
Voor structurele verbeteringen is een bewonerscontactstrategie opgesteld. We volgen 5 principes die passen bij ons DNA. Aan de hand van 5 inrichtingsprincipes worden in 2024 verbeteringen en aanpassingen bedacht.
Strategische kaders & jaarplanproces herijkt
Begin 2023 hebben we ons jaarplanproces geëvalueerd. Dit heeft geleid tot aanpassingen in het proces voor 2024 en een uniformering in de systematiek en vastlegging. Dit heeft geresulteerd in een Portaalbreed jaarplan dat focus brengt in onze activiteiten en meetbare resultaten.
Herijken topstructuur
Begin 2023 is de organisatiestructuur onder de loep genomen en hebben we zowel intern als extern gekeken naar verbetermogelijkheden. Gezamenlijk met de leidinggevenden en de OR zijn zogenaamde inrichtingsprincipes opgesteld waar een herinrichting aan zou moeten voldoen. In het najaar 2023 heeft definitieve besluitvorming plaatsgevonden en is de werving opgestart voor openstaande posities.
5.2. Onze mensen
Ontwikkeling aantal medewerkers en fte’s
In 2023 hebben we in totaal 132 nieuwe collega’s begroet en zijn 106 collega’s uitgestroomd. In 2023 hadden we gemiddeld 825 medewerkers in dienst (783 FTE). Hiermee zijn we licht gegroeid ten opzichte van 2022.
We ervaren een krappe arbeidsmarkt in 2023. Het lukt ons nog om de vacatures te vervullen, maar dit vraagt meer inspanning dan voorheen. In 2023 zijn we een samenwerking aangegaan met Brockmeyer, om ons bereik te vergroten. Daarnaast zijn we eind 2023 begonnen het recruitmentproces te evalueren en opnieuw in te richten. Een goed georganiseerd recruitmentproces (met bijpassend team) moet in 2024 zorgen voor:
- verlaging van de ‘time to hire’
- beter ingevulde vacatures
- kostenbesparing (vermindering inhuur, inzet werving & selectie bureaus)
In 2023 zijn we ook druk geweest met de opzet van een nieuwe Werken bij Portaal-site. Deze lanceren we in de eerste helft van 2024.
Werkgeluk
Al in 2022 gingen we een samenwerking aan met EHERO van de Erasmus Universiteit. Samen met EHERO hebben we wetenschappelijk onderzoek gedaan naar de rendement van geluk en wat de grootste voorspellers van geluk zijn bij Portaal. Portaal scoort hoog op de ‘geluksindex’, namelijk een 7,6. En op de eNPS een 7,5 (de eNPS meet in hoeverre onze werknemers Portaal zouden aanraden als een plek om te werken). Naar aanleiding van deze resultaten hebben we diverse kleinschalige acties ondernomen:
- delen van faal & straalverhalen bij VOC
- introduceren gevoelsthermometer bij weekstart klantcontactcentrum
- diverse teamuitjes.
In maart 2024 volgt een nieuwe meting.
Prettig en gezond samenwerken
In 2023 is er in de media veel aandacht geweest voor ongewenste omgangsvormen. Ook Portaal vind het belangrijk dat medewerkers prettig en op een gezonde en veilige manier met elkaar kunnen samenwerken. In 2023 hebben we het beleid ongewenste omgangsvormen vormgegeven. In 2024 volgt de actieve communicatie en gaan we hierover met elkaar in gesprek.
Verzuim
In 2023 zien we een Portaalbrede stijging in de verzuimcijfers: van 7 procent in 2022, naar 7,2 procent in 2023. Dat is boven onze ambitie van 5,5 procent. Landelijk laat Nederland een dalende trend zien ten opzichte van 2022 (bron: CBS). Aedes heeft nog geen cijfers gepubliceerd over het verzuimpercentage binnen onze sector.
We zien dat langdurig verzuim van grote invloed is op het totale verzuimcijfer. Om die reden zijn we samen met Eridanos (specialist op duurzame inzetbaarheid en verzuimpreventie) diverse trajecten gestart om het verzuim heel gericht aan te pakken.
Opleiding & ontwikkeling
De maatschappelijke transitie, de noodzaak om wendbaar te zijn en het DNA van Portaal vragen van iedereen een stap in de ontwikkeling. Daar bieden we binnen onze organisatie veel ruimte voor.
Individueel loopbaanbudget
Medewerkers hebben op basis van de Cao Woondiensten recht op een individueel loopbaanontwikkelingsbudget (ILOB). Ze bepalen zelf hoe, wanneer en waaraan zij het budget besteden. Voorwaarde is dat de besteding bijdraagt aan hun loopbaanontwikkeling.
Waarderen, Ontwikkelen en Presteren (WOP)
De WOP is de continue gesprekscylcus tussen medewerker en leidinggevende waarin ze samen reflecteren en vooruitkijken. In 2023 zijn we overgestapt naar een nieuwe versie van het systeem dat deze gesprekscyclus ondersteunt (Italent). Hier zijn op ons DNA afgestemde gespreksformulieren voor ontwikkeld. Daarmee hebben medewerkers en leidinggevenden handvatten voor ‘het goede gesprek’.
De regie voor de gesprekken lag de afgelopen jaren bij de medewerker. In 2023 zijn we het aantal gesprekken gaan monitoren. De conclusie was dat we hier in 2024 meer sturing aan geven.
Cao-onderhandelingen
Rond de zomer van 2023 zijn de onderhandelingen over een nieuwe cao gestart. Na diverse rondes kwam er begin 2024 een akkoord en dus een nieuwe Cao Woondiensten.
Ondernemingsraad
De fusie met VOC is een feit en de Ondernemingsraden zijn samengevoegd. In 2022 hebben de Ondernemingsraden de wijze van samenvoegen al besproken en geïmplementeerd. De formele samenvoeging is daarom soepel verlopen. De OR is gestart met een aantal extra leden. In de loop van het jaar zijn een aantal leden uitgestroomd, maar er zijn ook enthousiaste nieuwe leden ingestroomd. Alle zetels zijn bezet.
De OR bestaat uit een kernteam en een supportgroep. Het kernteam vergadert 2 keer per maand. Aansluitend is er een overleg met HRD/bestuurssecretaris. Dit is een afstemmingsoverleg waarin de stand van zaken van alle actuele onderwerpen wordt besproken. Er wordt ook vooruitgeblikt op nieuwe te verwachten onderwerpen.
De totale OR vergadert 4 keer per jaar. Er zijn minimaal 6 overlegvergaderingen per jaar. Tussendoor zijn er informele overleggen met de Raad van Bestuur. Een delegatie van de OR spreekt eens per jaar de Raad van Commissarissen op een informele manier. 2 keer per jaar worden onderwerpen uitgediept tijdens strategische sessies met de Raad van Bestuur.
In iedere regio worden 2 keer per jaar koffie-uurtjes georganiseerd door de OR. Er worden dan collega’s uitgenodigd die bijgepraat worden door de OR. De collega’s kunnen ook input geven aan de OR over onderwerpen die spelen in de regio’s.
De adviesaanvraag voor de herinrichting van de topstructuur was het belangrijkste onderwerp in 2023. Er is intensief overleg gevoerd met de Raad van Bestuur en HRD. De OR kon zich vinden in de voorgenomen herinrichting, maar zag nog wel verbetermogelijkheden voor wat betreft de gevolgen voor de medewerkers en de impact op de rest van de organisatie.
Daarnaast heeft de OR geadviseerd over de optimalisatie van de inkooporganisatie en ingestemd met het beleid ongewenste omgangsvormen. De harmonisatie van de secundaire arbeidsvoorwaarden VOC-Portaal was aan het einde van het jaar bijna afgerond.
De OR is lid van de arbocommissie. Verzuimcijfers zijn een vast gesprekonderwerp. Een keer per jaar spreekt de OR hierover met de bedrijfsarts.
5.3. Onze organisatie
Organisatie
We worden bestuurd door een Raad van Bestuur, die uit twee leden bestaat. Gezamenlijk zijn zij verantwoordelijk voor het gevoerde beleid en de (financiële) resultaten. De taken en verantwoordelijkheden van het bestuur staan in het bestuursreglement. De portefeuilleverdeling tussen de bestuurders is gebaseerd op de profielschets van de Raad van Bestuur.
De Raad van Bestuur wordt gevormd door Sander Heinsman (voorzitter) en Arjel Woudstra (lid). Sander richt zich op de volkshuisvestelijke strategie, vastgoed en de externe vertegenwoordiging. Arjel houdt zich bezig met financiën, bedrijfsvoering en vastgoed. De tactisch operationele aansturing ligt bij het Portaalbrede managementteam, het zogenaamde Tactisch Integraal Portaal (TIP). Het TIP bestaat uit vertegenwoordigers van de verschillende bedrijfsonderdelen.
Besluitvorming en sturing
Besluitvorming over strategische onderwerpen, investeringsprojecten, treasury en onderwerpen die te maken hebben met governance of voortvloeien uit de statutaire bevoegdheden van het bestuur, vindt plaats in het bestuursoverleg. Besluitvorming over tactische, bedrijfsonderdeel overstijgende onderwerpen vindt plaats in het TIP. Het TIP controleert ook de integraliteit van de bedrijfsvoering.
De dagelijkse leiding ligt in handen van de managementteams van de bedrijfsonderdelen.
Jaarlijks sluiten bedrijfsonderdelen en bestuur een managementcontract af, waarover de managers eens in het tertiaal rapporteren. De voortgang op de bedrijfsvoering wordt besproken in het TIP, de voortgang op de strategische doelen wordt besproken met het bestuur. Daarnaast vindt driemaal per jaar een interne controle plaats van onze belangrijkste hoofdprocessen.
Besluitvorming over vastgoedbeslissingen
Besluiten over investeringen worden, zoals statutair bepaald, genomen door het bestuur. Het bestuur houdt zich bij het nemen van investeringsbeslissingen aan de regels uit het investeringsstatuut. Hierin is de regelgeving uit de Woningwet verwerkt. Het vragen van goedkeuring aan de Raad van Commissarissen gebeurt op momenten die we hebben vastgelegd in het nieuwbouw- en renovatieproces. Het bestuur krijgt hierbij advies van de investeringscommissie, genaamd VoorPortaal. Deze toetst de voorstellen voor vastgoed(des)investeringen aan de portefeuillestrategie, het investeringsstatuut, de financiële projectnormen en het inkoop- en contracteringsbeleid voor het aanbesteden van vastgoedinvesteringen. Conform het investeringsstatuut verantwoordt het bestuur zich via de tertiaalrapportage aan de Raad van Commissarissen, ook als het bestuur afwijkt van het advies van VoorPortaal.
Portefeuillestrategie
In de portefeuillestrategie vertalen we onze maatschappelijke doelstellingen naar ons vastgoed voor de komende 10 jaar. Het geeft richting aan onze ambitie op beschikbaarheid, betaalbaarheid en kwaliteit/duurzaamheid. De portefeuillestrategie kent een uitwerking per deelportefeuille, het zogenaamde portfolioplan. Per regio laat het portfolioplan zien welke activiteiten worden uitgevoerd om de gewenste portefeuille te krijgen, zoals nieuwbouw, verkoop en renovatie. In de portfolioplannen zijn wijken benoemd waar we de komende jaren extra op inzetten samen met gemeenten, bewoners en zorg- en welzijnsorganisaties. De portfolioplannen zijn de basis voor het activiteitenoverzicht aan de gemeenten en de daaruit voortkomende prestatieafspraken.
Op complexniveau komen de volkshuisvestelijke en vastgoedopgave samen in de complexbeheerplannen. Deze plannen geven aan welke ingrepen nodig zijn in onze complexen en of de exploitatie voldoende op orde is. Bijvoorbeeld door de beoogde doelgroep of het huur- of onderhoudsbeleid bij te stellen. Als een grotere ingreep nodig is, volgt een projectvoorstel dat moet voldoen aan de kaders uit het investeringsstatuut.
De Nationale Prestatieafspraken en de regionale woondeals hebben we vertaald naar onze opgave tot en met 2030. Hier hebben we met de rijksoverheid, gemeente, provincie, ontwikkelaars, andere corporaties, huurdersorganisaties en andere betrokken partijen veel overleg over gevoerd. We willen dat het niet blijft bij intenties en dat we met elkaar de benodigde voorwaarden scheppen. De gedeelde opgave kunnen we alleen samen oplossen. Daar maken we met elkaar concrete, wederkerige afspraken over.
We gaan onze nieuwbouw verdubbelen, versnellen de verduurzaming bij onder andere complexen met E-, F-, en G-labels, beperken de huurstijging en verlagen de huur voor de laagste inkomens. Met onze programma’s voor passend wonen, inclusieve buurten, duurzaamheid en de uitvoeringsorganisatie hebben we op veel beleidsvelden een plan van aanpak opgesteld. In 2024 gaat dit landen in de update van de portefeuillestrategie.
Wijziging topstructuur in 2024
Om beter in te spelen op de maatschappelijke opgaven voor Portaal en om wendbaar te zijn, hebben we stappen te zetten op het gebied van leiderschap, sturing, structuur en gedrag. Door de topstructuur anders in te richten, versterken we onze slagkracht. Deze wijzigingen worden geïmplementeerd in 2024.
