6 Risico’s

Het realiseren van onze doelstellingen brengt onzekerheden met zich mee. Met risicomanagement gaan we hier bewust en beheerst mee om. Binnen onze vastgestelde risicobereidheid benutten we kansen en nemen we maatregelen om de belangrijkste risico’s te beheersen. Hiervoor werken we met een risicobeheersingskader.

Iedereen binnen Portaal draagt bij aan het realiseren van onze doelstellingen en aan het omgaan met de bijbehorende risico’s. Het bestuur is verantwoordelijk voor een goede risicobeheersing en de Raad van Commissarissen (RvC) houdt hier toezicht op. De riskmanager ontwikkelt het risicobeheersingskader en zorgt voor een goede inbedding in de organisatie. Medewerkers krijgen vertrouwen en ruimte om binnen duidelijke kaders beslissingen te nemen. Dit helpt bij het tijdig herkennen en beheersen van risico’s. Waar nodig worden zij ondersteund vanuit de tweede lijn met specialistische expertise.

Het bestuur bespreekt minimaal twee keer per jaar de belangrijkste (financiële) risico’s met de auditcommissie. De auditcommissie bespreekt daarnaast jaarlijks de belangrijkste risico’s – waaronder financiële-, compliance- en frauderisico’s - met de controlerend accountant. De RvC wordt drie keer per jaar door de compliance officer en de riskmanager geïnformeerd over de belangrijkste governance- en complianceonderwerpen, fraude, de effectiviteit van de risicobeheersing en de uitkomsten van de interne controles.

Voor kwalitatieve besluitvorming zijn er binnen ons risicobeheersingskader drie objectieve toetsingsmomenten:

1. Financiële toetsing: bij voorgenomen besluiten met (een vermoeden van) verstrekkende financiële gevolgen betrekken we de financiële- en controlefunctie (business control of de riskmanager).
2. VoorPortaal: de commissie met een onafhankelijke en deskundige voorzitter toetst de projecten die ter besluitvorming liggen en adviseert het bestuur. Een afwijkende beslissing wordt altijd kenbaar gemaakt en/of ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC.
3. Treasurycommissie: adviseert het bestuur over het treasurybeleid. De externe treasury adviseur toetst als lid van de treasury commissie de derivaten- en leningentransacties en adviseert hierover het bestuur.
4. Tenderboard: toetst de inkopen aan ons inkoop- en aanbestedingsbeleid en aan hoe deze bijdragen aan onze strategie.

Risicomanagement is een continu proces van identificeren, wegen, maatregelen nemen, toetsen en monitoren. Iedere tertiaal beoordelen we interne en externe ontwikkelingen en de impact daarvan op onze strategische risico’s en doelstellingen. Waar nodig sturen we bij. Het management rapporteert de uitkomsten aan het bestuur en de RvC.

Elke drie jaar stellen de afdeling Control en de riskmanager een intern controleplan op. Dit plan richt zich op de doorontwikkeling van interne controle en de verdere inbedding van risicomanagement in de organisatie. Het bestuur stelt het plan vast en bespreekt het in de auditcommissie. De voortgang wordt jaarlijkse geëvalueerd. 

Jaarlijkse bepaalt Control, in afstemming met de riskmanager, de controleaanpak. Twee keer per jaar toetst Control het risicobeheersingsraamwerk op effectiviteit. De uitkomsten worden gedeeld met de proceseigenaar en opgenomen in de rapportages aan management, bestuur en RvC. De interne toetsing laat zien of we onze risico’s adequaat beheersen en draagt bij aan procesverbetering.

Naast interne controles en themaonderzoeken nemen we ook externe aanbevelingen mee, zoals de managementletter van de externe accountant. We blijven ons risicomanagement continu verbeteren, onder andere door data steeds beter te integreren in onze risicobeheersing.

Onze risicobereidheid geeft aan in welke mate we risico’s accepteren. Deze hebben we per hoofddoel uitgewerkt, zodat duidelijk is waar we meer of minder risico nemen. Daarnaast heeft het bestuur richtinggevende uitspraken vastgesteld voor onze hoofddoelen en randvoorwaarden: toekomstige organisatie, financiën, compliance, integriteit en fraude en veiligheid.