7 Verslag van de Raad van Commissarissen

De Governancecode woningcorporaties 2025 geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht. Leden van Aedes en de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) zijn verplicht de Governancecode te volgen. De Governancecode sluit aan bij de wijze waarop Portaal werkt. De raad onderschrijft de code volledig.

De volgende kaders zijn voor de raad bepalend om toezicht te houden:

De woningwet en andere (niet-sectorspecifieke) toepasselijke wet- en regelgeving, de Governancecode woningcorporaties 2025, de statuten, de reglementen van RvB, RvC, auditcommissie, investeringscommissie en governance- en remuneratiecommissie, het reglement financieel beleid en beheer, het verbindingenstatuut, het treasury statuut, het investeringsstatuut, de visie op bestuur en toezicht, de integriteitscode en de klokkenluidersregeling.

Het ondernemingsplan, het jaarplan en de daaruit voortvloeiende strategische plannen, de (meerjaren)begroting, de strategische risicoanalyse, de portefeuillestrategie, de prestatieafspraken, het controleplan van de externe accountant, het break plan, het interne auditplan en het treasury jaarplan.

De raad van commissarissen houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en op de ontwikkeling van de organisatie als geheel. Daarnaast adviseert de raad het bestuur, gevraagd en ongevraagd, en fungeert hij als klankbord bij belangrijke vraagstukken. Als werkgever is de raad verantwoordelijk voor de benoeming, beoordeling (en indien nodig ook schorsing of het ontslag) van bestuurders. Ook stelt de raad hun arbeidsvoorwaarden vast. De raad verstrekt de accountant de opdracht om de jaarstukken te controleren. Daarnaast geeft de raad samen met het bestuur opdracht voor de maatschappelijke visitatie die Portaal eens per vier jaar laat uitvoeren.

De raad heeft drie commissies:

• de auditcommissie (Jan Maarten van der Meulen (voorzitter) en Anita Blankestijn),
• de investeringscommissie (Bart van Breukelen (voorzitter) en Marco van Lente),
• de governance- en remuneratiecommissie (Cevdet Örnek (voorzitter) en Marjet van Zuijlen).

Deze commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden besluitvorming van de raad voor. De werkwijze van de commissies is vastgelegd in een eigen reglement.

Portaal wordt bestuurd door een tweehoofdig bestuur. Het bestuur is gezamenlijk verantwoordelijk voor het beleid, de realisatie van de maatschappelijke en strategische doelstellingen en de financiële resultaten. De taken en verantwoordelijkheden van het bestuur zijn vastgelegd in het bestuursreglement.

De portefeuilleverdeling is gebaseerd op de profielschets van de Raad van Bestuur en draagt bij aan een evenwichtige verdeling van taken, deskundigheid en ervaring. Het bestuur bestaat uit Sander Heinsman (voorzitter) en Arjel Woudstra (lid). Sander Heinsman richt zich met name op de volkshuisvestelijke strategie, vastgoed en de externe vertegenwoordiging. Arjel Woudstra is primair verantwoordelijk voor financiën en bedrijfsvoering.

Beide bestuurders beschikken over de vereiste deskundigheid, zijn onafhankelijk in hun oordeelsvorming en opereren met een kritisch vermogen. De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat sprake is van een heldere taakverdeling, voldoende tegenwicht en een effectief samenspel binnen het bestuur.

Bij de vervulling van zijn taak houdt de raad rekening met het maatschappelijk belang en de belangen van stakeholders. Actuele (politieke) en maatschappelijke ontwikkelingen vormen een vast onderdeel van de de agenda van de RvC.

In 2024 actualiseerde Portaal de portefeuillestrategie. De raad keurde deze goed en besprak op 19 maart 2025 met het bestuur de verdere uitwerking hiervan.

Daarbij stond het speerpunt beter benutten van de bestaande voorraad centraal. De raad reflecteerde op de opgave, de ambitie en de lessen uit de praktijk en sprak met het bestuur over het vervolg.

Tijdens de vergadering van 19 maart 2025 werd de raad meegenomen in de visie vanuit Portaal op jongerendakloosheid en rechtvaardige woonruimteverdeling. Het verhaal is onderdeel van ongelijk investeren voor gelijke kansen en gaat in op het gegeven dat de keuzes die we nu maken vooral degenen met een woning bevoordelen, ten koste van degenen die nog geen woning hebben.

Het bestuur en de raad bespraken in de vergadering van 12 mei 2025 de mogelijke gevolgen van de huurbevriezing voor de financiële continuïteit en de realisatie van de ambities van Portaal, die op 16 april 2025 aangekondigd werd.Daarbij is gekeken naar de impact op investeringsruimte en ICR, de onzekerheden in wetgeving en tijdpad, en de bijsturingsopties binnen de strategische kaders.

Op 26 juni 2025 bespraken de raad en het bestuur, onder begeleiding van de directeur Strategie, het principe ongelijk investeren voor gelijke kansen. Zij verdiepten hun inzicht in de keuzes die dit vraagt. Dit thema raakt primair de prioriteit veerkrachtige buurten, maar beïnvloedt ook andere strategische keuzes.

Portaal heeft in 2025 het huurbeleid vernieuwd. Het doel van het nieuwe huurbeleid is om beter te kunnen sturen op veerkrachtige buurten, slagingskansen, betaalbaarheid en een duurzaam prestatiemodel. Het vernieuwen van het huurbeleid valt binnen het bredere kader van het landelijk huurbeleid. Naar aanleiding van het Interdepartementaal Beleidsonderzoek naar het landelijk huurbeleid wordt door het bestuur en de raad gesproken over dit thema. Dit gebeurde onder begeleiding van Bob Witjes, onderzoeksbureau RIGO, en de portefeuillemanager van Portaal, in de vergadering van 3 december 2025. Ook bespraken zij aanknopingspunten om het huurbeleid te verbeteren.

Op 3 december 2025 is het jaarplan 2026 uitgebreid toegelicht aan de raad door de verantwoordelijke per prioriteit. Hiermee is inzage gegeven in de belangrijkste doelstellingen en activiteiten voor 2026.

Met de herziene Woningwet is het niet meer verplicht om jaarlijks nieuwe prestatieafspraken op te stellen. Daarom werd besloten om in een aantal gemeenten geen nieuwe prestatieafspraken te maken. De lijn van Portaal is om minimaal eens per vier jaar nieuwe prestatieafspraken te maken. Hierdoor verschilt het tempo waarin per gemeente afspraken tot stand komen. In 2025 is enkel in de gemeente Nijmegen en Eemland een activiteitenoverzicht uitgebracht. In de vergadering van 26 juni 2025 is het activiteitenoverzicht van de gemeente Nijmegen door de RvC goedgekeurd. In de vergadering van 3 december 2025 is het activiteitenoverzicht van gemeente Amersfoort door de raad goedgekeurd.

Jaarlijks evalueren de auditcommissie en de investeringscommissie de kritische normen uit het investeringsstatuut en bespreken zij de evaluatie met de raad. De kritische normen zijn bedoeld om vastgoedinvesteringen financieel te toetsen en daarmee het goede gesprek te voeren over de financiële implicaties van vastgoedprojecten. In de raadsvergadering van 19 maart 2025 bespraken zij deze evaluatie en gaf de raad akkoord op de actualisatie van de kritische normen.

Het investeringsstatuut is geactualiseerd. Daarbij is een onderscheid gemaakt tussen het investeringsstatuut en het investeringskader. Het investeringsstatuut beschrijft de governance voor onze investeringsprojecten en dan voornamelijk de rol van VoorPortaal, het bestuur en de raad. Separaat is er een investeringskader opgesteld waarin de belangrijkste normen en kaders staan voor vastgoedprojecten. Beide documenten moeten in samenhang worden bezien. De raad heeft het investeringsstatuut 2025 goedgekeurd in de vergadering van 8 oktober 2025.

De raad moet volgens de woningwet goedkeuring geven aan projecten boven de 3 miljoen euro. Volgens het investeringsstatuut verleent de raad bij de goedkeuring van de jaarbegroting ook goedkeuring aan de daarin genoemde projecten met een investeringsvolume tot 20 miljoen euro per project, onder de voorwaarden dat de projecten voldoen aan de vastgestelde kaders. De grens van het investeringsvolume is met de actualisatie van het investeringsstatuut in de RvC vergadering van 8 oktober 2025 herijkt en verhoogd naar € 30 miljoen. Projecten die hier niet aan voldoen of niet zijn opgenomen in de meerjarenbegroting, worden alsnog ter goedkeuring aan de raad voorgelegd. In 2025 verleende de raad goedkeuring aan de volgende projecten:

• Cartesiusdriehoek (Baunei), Utrecht
• Zijdekwartier, Arnhem
• Wervershoofstraat, Eemland
• Phobos en Deimos, Utrecht (Maarssen)
• Trapezium, Amersfoort
• Schipholweg, Leiden
• Zwanenpark, Nijmegen
• Hoefseweg, Amersfoort
• Titus Brandsmalaan, Leiden
• Franck, Leiden
• Cartesius, Utrecht
• De nieuwe Liendert, Amersfoort
• Romerostraat, Utrecht
• Brennerbaan, Utrecht
• Jan van Galenstraat, Utrecht

Project besproken, maar aangehouden voor besluitvorming:

• Lead, Leiden

In de vergadering van 12 mei 2025 besprak de raad de jaarstukken 2024: het jaarverslag (bestaande uit het volkshuisvestelijk verslag, jaarrekening en overige gegevens) en het accountantsverslag met het bestuur, de accountant EY, de directeur Finance en Control en de manager Rapportage en Control. Vervolgens zijn de stukken vastgesteld, de controleverklaring van de accountant afgegeven en nam de raad het besluit tot het verlenen van decharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid in 2024.

In de vergadering van 3 december 2025 keurde de raad de meerjarenbegroting 2026-2035 (inclusief de jaarbegroting 2026, de ontwikkel- en realisatiebesluiten 2026, de meerjareninvesteringsbegroting 2026-2035 en de investeringen in ‘activa ten dienste van’ 2026) goed.

De tertiaalrapportages geven inzicht in de voortgang en bijsturing op het jaarplan 2025 en de meest impactvolle ontwikkelingen binnen de organisatie. De nieuwe rapportage bestaat uit vijf strategische pijlers en kent een hoofdstuk over de ontwikkelingen binnen de organisatie en compliance.  De GRC-rapportage maakt hier onderdeel van uit. De tertiaalrapportages zijn besproken in de RvC-vergadering van 19 maart 2025, 26 juni 2025 en 3 december 2025.

In de vergadering van 8 oktober 2025 keurde de raad het reglement financieel beheer en beleid, het treasurystatuut en het treasury handboek goed. Ook gaf de raad goedkeuring aan het break plan en nam zij kennis van het backup-plan. In dezelfde vergadering gaf de raad ook goedkeuring aan de voorgestelde interne signaalwaarden.

Het treasury jaarplan van 2026 evenals het interne controleplan van 2026 is goedgekeurd in de vergadering van 3 december 2025.

De auditcommissie besprak met de bestuurder met de portefeuille financiën de jaarrekening 2025, de tertiaalrapportages en de managementletter van de accountant. Ook voerde de auditcommissie overleg met de accountant en de onafhankelijk controller zonder dat het bestuur hierbij aanwezig was. Daarnaast sprak de commissie met de accountant over het auditplan 2025. Deze is geaccordeerd in de raadsvergadering van 8 oktober 2025.

Integriteit is een belangrijk onderwerp waar de raad toezicht op houdt. Binnen Portaal geldt een integriteitscode. De raad ondertekende de integriteitscode, die daarmee niet alleen impliciet, maar ook expliciet van toepassing is op de raad. Daarnaast kent Portaal een interne gedragscode, een klokkenluidersregeling, een beleid ongewenste omgangsvormen en een agressieprotocol.

Met een halfjaarlijkse rapportage wordt de raad geïnformeerd op het gebied van governance, risk en compliance (GRC). Onderwerpen zoals risicobeheersing, naleving van wet- en regelgeving, operationele risico’s en eventuele integriteitsschendingen en het onderzoek daarnaar, worden hierin gerapporteerd. In de vergadering van 19 maart 2025 besprak het bestuur de rapportage H2 over 2024 met de raad. In verband met overlappende onderwerpen in de T-rapportage, is besloten om per 2025 de GRC–rapportage volledig te integreren in de T-rapportage en deze gezamenlijke rapportage opnieuw vorm te geven. Deze rapportages zijn besproken op 26 juni 2025 en 3 december 2025.

In 2025 is de investeringscommissie als separate commissie, met een eigen reglement, geformaliseerd. Op deze nieuwe situatie zijn het AC-reglement en het RvC reglement aangepast. In de vergadering van 26 juni 2025 heeft de raad het aangepaste AC- en RvC reglement en het opgestelde IC-reglement vastgesteld.

In de raadsvergadering van 26 juni 2025 zijn de uitkomsten van het MO 2025 besproken. De belangrijkste resultaten van het  medewerkersonderzoek (MO) 2025 werden getoond. De raad ging in op de bijdrage van initiatieven rond strategische personeelsontwikkeling en MO aan de uitvoering van het Ondernemingsplan en het versterken van het organisatie-DNA binnen de thema’s van Samen Portaal.

In de vergadering van 8 oktober 2025 sprak de raad met het bestuur en de manager Communicatie over de beoogde koers van communicatie bij Portaal.

In de vergadering van 8 oktober 2025 is de integriteitsagenda van Portaal besproken. Daarnaast is onder begeleiding van Peter Schokker, partner bij Bureau Integriteit (BING), besproken hoe de RvB en RvC van Portaal te maken kunnen krijgen met meldingen of signalen. Dit deden zij op basis van landelijk bekende casussen, maatschappelijke ontwikkelingen en tendensen. Ook besprak zij welke course of action dan passend is bij de rol van toezichthouder. De bijeenkomst benadrukt het belang van een open dialoog over integriteit en sociale veiligheid. Het is essentieel om signalen vroegtijdig te bespreken, routine te ontwikkelen in het voeren van deze gesprekken en te blijven leren van praktijkvoorbeelden.

Naar aanleiding van deze bijeenkomst is een stappenplan meldingen, klachten en signalen over (leden) Raad van Bestuur opgesteld en vastgesteld door de raad in de vergadering van 3 december 2025.

In lijn met de Governancecode Woningcorporaties 2025 wordt het onderwerp vastgoedbezit van bestuurders en commissarissen standaard geagendeerd in elke RvC-vergadering. Zo wordt het gesprek tussen bestuur en raad periodiek en structureel gevoerd. Dit stelt de raad en het bestuur in staat om tijdig en zorgvuldig stil te staan bij mogelijke risico’s en om iedere vorm van (of schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen.

Op basis van de gevoerde besprekingen tijdens het verslagjaar stelt de raad vast dat het gemelde vastgoedbezit geen risico vormt voor de onafhankelijke taakuitoefening van het bestuur of van de RvC-leden. Er zijn geen situaties geconstateerd die kunnen leiden tot concurrentie met de activiteiten van Portaal, noch omstandigheden die aanleiding geven tot een (mogelijk) tegenstrijdig belang of schijn van belangenverstrengeling.

Portaal kent een beperkte verbindingenstructuur. Om risico’s te spreiden, vindt een aantal van de activiteiten niet plaats in de Stichting Portaal, maar in andere rechtspersonen of samenwerkingsverbanden. Hiervoor kent Portaal het verbindingenstatuut. Jaarlijks worden de verbindingen geëvalueerd en getoetst of het verbindingenstatuut wordt nageleefd. De raad nam kennis van de evaluatie in de raadsvergadering van 8 oktober 2025 en constateerde dat er geen noodzaak tot bijsturing was.

In het reglement van de raad staat hoe de informatievoorziening aan de raad is geregeld. De raad baseert zijn oordeel onder andere op informatie van het bestuur, de accountant, Autoriteit Woningbouwcorporaties, Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), het ministerie, de gemeenten en de pers. Daarnaast haalt de raad actief informatie op bij stakeholders. Ook vormen de gesprekken met huurdersorganisaties, de ondernemingsraad en het management een belangrijke basis om te oordelen over het beleid. Directeuren, managers en medewerkers verschijnen regelmatig in RvC-vergaderingen voor een toelichting op onderwerpen. Verder gaat de raad ieder jaar op werkbezoek in de regio. De raad ziet erop toe dat hij voldoende informatie krijgt over alle relevante beleidsaspecten (financieel, volkshuisvestelijk, maatschappelijk en organisatorisch) en over dienstverlening aan klanten.

In 2025 zijn twee nieuwe huurderscommissarissen aangetreden, namelijk per 1 januari 2025 en 17 maart 2025. Hun benoeming vond plaats op voordracht van de huurdersorganisaties.

De (huurders)commissarissen nemen deel aan het voorjaars- en najaarsoverleg tussen Portaal en de huurdersorganisaties. In 2025 zijn de huurderscommissarissen alleen aangesloten bij het najaarsoverlegoverleg. Voorafgaand aan het najaarsoverleg heeft een separaat overleg plaatsgevonden met de huurderscommissarissen en de huurdersorganisaties. Daarnaast zijn er contacten met beiden door het jaar heen.

• De voltallige raad heeft op 26 juni 2025 tijdens het jaarlijkse overleg gesproken met de bestuursleden van de huurdersorganisaties. Daarin kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan bod:
• Gevolgen stopzetting huurbevriezing voor huurders
• Verkoop van woningen
• Verhuurderving
• Afstemming Portaal Regio en Portaal Centraal
• Gezamenlijk optrekken op landelijke woonthema’s
• Overleg frequentie RvC en HO’s
• Communicatie HO’s en Portaal

De raad spreekt op regelmatige basis OR-leden. De raad wordt ook geïnformeerd door het bestuur over de onderwerpen die worden besproken met de ondernemingsraad aan de hand van het verslag van de overlegvergaderingen. Op 26 juni 2025 heeft het jaarlijkse gesprek tussen de raad en de OR plaatsgevonden en zijn de volgende onderwerpen besproken:

• Nieuwe samenstelling/structuur Ondernemingsraad
• Algemene samenwerking Ondernemingsraad en de RvB
• Herbenoeming voorzitter RvB

In zijn rol als werkgever adviseert de raad het bestuur gevraagd en ongevraagd, is de raad verantwoordelijk voor de benoeming (en ontslag) van bestuurders en stelt de raad de beoordeling en arbeidsvoorwaarden van het bestuur vast. De raad beoordeelt jaarlijks het functioneren van het bestuur. De governance- en remuneratiecommissie bereidt dit proces voor. De beoordeling krijgt bij Portaal vorm als een doorlopende dialoog en bestaat uit een jaarlijkse prestatiedialoog en een ontwikkeldialoog. In deze gesprekken wordt stilgestaan bij het functioneren van het bestuur en de individuele bestuursleden in het licht van de kernwaarden, cultuur en doelstellingen van Portaal. De uitkomsten van de dialoog worden vastgelegd en betrokken bij afspraken over ontwikkeling en permanente educatie en, indien aan de orde, bij besluitvorming over herbenoeming.

De raad heeft op 11 december 2024 unaniem besloten tot de herbenoeming van Sander Heinsman als voorzitter van de Raad van Bestuur van Portaal onder voorbehoud van een positieve zienswijze van de Aw. Op 23 december 2025 heeft de Aw een positieve zienswijze afgegeven. Sander Heinsman is herbenoemd voor de duur van vier jaar per 16 maart 2026.

Op grond van de Wet normering topinkomens (WNT) geldt sinds 1 januari 2015 voor Portaal de bezoldigingsklasse H. Hierbij hoort voor 2025 een maximale bezoldiging van € 246.000. Bepalend voor de hoogte van de bezoldiging is het aantal woningen en de omvang van de gemeente(n) waarin de corporatie actief is. 

De beloning van het bestuur, Sander Heinsman en Arjel Woudstra, is conform de WNT.

Permanente educatie is niet vrijblijvend. Bestuurders moeten over een periode van drie jaar 108 PE-punten behalen, wat neerkomt op 108 studiebelastingsuren. Sander Heinsman behaalde 129,5 punten en Arjel Woudstra behaalde 136,5 punten in de periode 2023-2025.

De raad over de benodigde deskundigheid en diversiteit om goed toezicht te kunnen houden. De vereiste kennisgebieden zijn opgenomen in het profiel van de raad en sluiten aan op de geschiktheidseisen uit de Woningwet; bij benoemingen wordt hierop actief gestuurd. Alle commissarissen zijn onafhankelijk in overeenstemming met de Governancecode Woningcorporaties. De raad investeert in permanente educatie en werkt als één team samen, met een open en kritisch toezicht op het bestuur en voldoende tegenkracht.

De raad besloot op 19 maart 2025 unaniem tot de herbenoeming van Marjet van Zuijlen als voorzitter van de raad van commissarissen van Portaal onder voorbehoud van een positieve zienswijze van de Aw. Op 15 juli 2025 heeft de Aw een positieve zienswijze afgegeven. Marjet van Zuijlen is herbenoemd voor de duur van vier jaar per 1 september 2025.

In 2024 zijn twee nieuwe huurderscommissarissen geworven. De procedure daarvan is in 2024 doorlopen en beschreven in jaarverslag 2024. Per 1 januari 2025 is Marco van Lente gestart en per 17 maart 2025 Cevdet Örnek, na afloop van de tweede benoemingstermijn van Felicitas Crutzen. Hun benoeming vond plaats op voordracht van de huurdersorganisaties.

Volgens artikel 29 van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting heeft de raad een brede meldingsplicht. Er deden zich in 2025 geen zaken voor die de raad moest melden bij de Aw.

In 2025 zijn drie nieuwe leden toegetreden tot de raad, hetgeen aanleiding gaf tot een extra focus op de onderlinge samenwerking en gezamenlijke taakopvatting. Op 26 maart 2025 vond een gecombineerde samenwerkingssessie en zelfevaluatie plaats onder begeleiding van het externe bureau & Samhoud. De raad heeft stilgestaan bij de onderlinge rollen, dynamiek en complementariteit, waarbij nadrukkelijk de verdieping is opgezocht met het oog op verdere professionalisering van het toezicht.

In het kader van deskundigheidsbevordering moeten commissarissen vijf PE-punten (naar rato) per kalenderjaar behalen. De raad en het bestuur volgen gezamenlijk een drie jaar durende opleidingsprogramma bij Comenius. In 2025 heeft de eerste bijeenkomst plaatsgevonden, waarvoor alle leden 6 PE punten toegekend hebben gekregen.

Bezoldiging van commissarissen vindt plaats volgens de Beroepsregel bezoldiging commissarissen. De geadviseerde maximale bezoldiging 2025 is € 32.400 voor de voorzitter en € 21.600 voor een lid.

De raad heeft de honorering voor 2025 herzien en de vergoedingen van de leden en voorzitter van de RvC geïndexeerd in overeenstemming met de WNT-norm (verhoging van 5,4%). Over 2025 is de bezoldiging voor de voorzitter € 32.400 en voor de overige leden € 21.573. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen vicevoorzitter, lid met commissie en lid zonder commissie.

De raad kwam zeven keer in een reguliere vergadering bijeen, eenmaal tijdens een Comenius bijeenkomst en eenmaal tijdens de samenwerkingssessie/zelfevaluatie. De voorzitter van de raad en de voorzitter van de auditcommissie bereiden in de agendacommissie samen met het bestuur de vergaderingen van de plenaire raad voor. De raad vergadert in aanwezigheid van het bestuur, waarbij voorafgaand aan de vergadering vooroverleg plaatsvindt zonder bestuur. Daarnaast vonden diverse bijeenkomsten van de commissies plaats en is een werkbezoek gebracht aan de regio Nijmegen en de regio Utrecht.

Het bestuur heeft het jaarverslag over 2025 opgesteld, met daarin opgenomen de jaarrekening. EY heeft deze jaarrekening gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De raad kan zich verenigen met het jaarverslag van het bestuur, verleent het bestuur decharge voor het gevoerde beleid en stelt de jaarrekening vast. 

De raad en zijn individuele leden verklaren integer en onafhankelijk te hebben gehandeld, conform de integriteitscode van Portaal.