7 Verslag van de Raad van Commissarissen

De Governancecode woningcorporaties 2020 geeft richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en toezicht. Leden van Aedes en de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW) zijn verplicht de governancecode te volgen. De governancecode sluit aan bij de wijze waarop Portaal werkt. De raad onderschrijft de code volledig. Vanaf 1 januari 2025 is de nieuwe governancecode 2024 in gebruik.

De volgende kaders zijn voor de raad bepalend om toezicht te houden

De woningwet en andere (niet-sectorspecifieke) toepasselijke wet- en regelgeving, de Governancecode woningcorporaties 2020, de statuten, de reglementen van RvB, RvC, auditcommissie en governance- en remuneratiecommissie, het reglement financieel beleid en beheer, het verbindingenstatuut, het treasury statuut, het investeringsstatuut, de visie op bestuur en toezicht, de integriteitscode en de klokkenluidersregeling. 

Het ondernemingsplan, het jaarplan en de daaruit voortvloeiende strategische plannen, de (meerjaren)begroting, de strategische risicoanalyse, de portefeuillestrategie, de prestatieafspraken, het controleplan van de externe accountant, het break plan, het interne auditplan en het treasury jaarplan.   

De raad houdt toezicht op het functioneren van het bestuur en de algemene gang van zaken. De raad adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd en is klankbord voor het bestuur. Als werkgever is de raad verantwoordelijk voor benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van bestuurders, beoordeelt hen en stelt hun arbeidsvoorwaarden vast. De raad geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken en verleent, samen met het bestuur, opdracht voor de visitatie die Portaal elke 4 jaar laat uitvoeren.

De raad heeft 2 formele commissies: de auditcommissie (Jan Maarten van der Meulen (voorzitter) en Anita Blankestijn) en de governance- en remuneratiecommissie (Roelof Bleker (tot 1 juli 2024) en Marjet van Zuijlen). Deze commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen en bereiden besluitvorming van de raad voor. De werkwijze van de commissies is vastgelegd in een eigen reglement. 

De auditcommissie bereidt de financiële onderwerpen voor en adviseert de raad hierover. De auditcommissie heeft contact met de onafhankelijke controller en de externe accountant. De auditcommissie functioneert ook als investeringscommissie. De commissie wordt dan aangevuld met de vastgoedcommissaris van de raad, Françoise Dechesne (tot 14 december 2024), en adviseert de raad over vastgoedprojecten. 

De governance- en remuneratiecommissie vertegenwoordigt de raad in zijn werkgeversrol en adviseert de raad daarover en over de inhoud van het toezichtskader.

Bij de vervulling van hun taak houdt de raad rekening met het maatschappelijk belang en de stakeholders. In dat kader is een vast punt op de agenda van de RvC de actuele (politieke) ontwikkelingen en stakeholders. 

In 2024 is de portefeuillestrategie van Portaal geactualiseerd. In de vergadering van 21 maart 2024 besprak het bestuur de richting van de nieuwe portefeuillestrategie met de raad. De ontwikkelingen (o.a. nieuw ondernemingsplan, afschaffing verhuurderheffing, Nationale Prestatieafspraken (NPA) en regionale woondeals, maar ook de staat van de corporatiesector) en het effect daarvan op Portaal zijn geanalyseerd en uitgebreid besproken met de raad. In de vergadering van 15 mei 2024 is de Portefeuillestrategie 2023-2030 goedgekeurd.  

Op 27 juni 2024 is het strategisch kader besproken met de raad. Dit kader geeft focus en richting aan de gewenste uitwerking op de 5 strategische prioriteiten. Dit kader is vertaald door de prioriteitsverantwoordelijke in resultaten en strategische acties per prioriteit. Dit resulteerde in het Portaal jaarplan 2025. Het jaarplan 2025 is toegelicht en besproken in de vergadering van 11 december 2024. 

De raad besprak met het bestuur het hoofdlijnenakkoord (16 mei 2024) en de mogelijke consequenties van de maatregelen daaruit voor Portaal in de vergadering van 17 juni 2024. 

In januari 2024 is de bewonerscontactstrategie van Portaal vastgesteld. De implementatie ervan vraagt om een verandering in onze organisatie. Hiervoor is een programma Bewonerscontactstrategie gestart. In de vergadering van 3 oktober 2024 is de raad geïnformeerd over de stappen die in het programma zijn genomen en de behaalde resultaten. Ook is hierover het gesprek gevoerd met het bestuur en de directeur Bewoners.

In de raadsvergadering van 11 december 2024 is uitgebreid gesproken door de raad en bestuur over de NPA 2.0, de uitkomsten van het Aedes-congres en de Woontop en de impact daarvan op Portaal. 

Jaarlijks is Portaal verplicht een bod met activiteitenoverzicht uit te brengen aan de gemeente, wanneer er een Woonvisie in de desbetreffende gemeente aanwezig is. Per 1 januari 2022 is de gemeentelijke woonvisie verplicht geworden. Belangrijk punt daarbij is dat de woonvisie maximaal over de komende 5 jaar mag gaan. Dit jaar leidt dat tot 4 biedingen die zijn uitgebracht in de gemeente Arnhem, Nijmegen, Stichtse Vecht en Bunnik. In de vergadering van 27 juni 2024 zijn de 4 biedingen door de RvC goedgekeurd. 

Het bestuur informeerde de raad over de werkzaamheden van de externe klachtencommissies, de aard van de gegronde klachten en hoe de klachten zijn opgevolgd. Dit gebeurde in de vergadering van 3 oktober 2024. Met elkaar is gesproken over de aanpak om klachten te voorkomen. Portaal neemt in de regel de uitspraken van de klachtencommissie over.

Jaarlijks worden de kritische normen uit het investeringsstatuut geëvalueerd met de auditcommissie en de investeringscommissie en wordt de evaluatie besproken met de raad. De kritische normen zijn bedoeld om vastgoedinvesteringen financieel te toetsen. In de raadsvergadering van 21 maart 2024 is deze evaluatie besproken en is door de raad akkoord gegeven op de actualisatie van de kritische normen. 

De raad moet, conform de woningwet, goedkeuring geven aan projecten boven de 3 miljoen euro. Conform het investeringsstatuut verleent de raad bij de goedkeuring van de jaarbegroting ook goedkeuring aan de daarin genoemde projecten met een investeringsvolume tot 20 miljoen euro per project, onder de voorwaarden dat de projecten voldoen aan de vastgestelde kaders. Projecten die hier niet aan voldoen of niet zijn opgenomen in de meerjarenbegroting, worden alsnog ter goedkeuring aan de raad voorgelegd. In 2024 verleende de raad goedkeuring aan de volgende projecten: 

• Cartesiusdriehoek (2e fase), Utrecht 
• Merenhoef, Maarssen 
• Oude Dukenbergseweg, Nijmegen 
• Transvaaltoren, Leiden
• Staatsliedenbuurt, Maarssen 
• Tussen de Rails, Utrecht 
• Omnia, project Eemplein Blok 5, Amersfoort 
• More 8B, Leiden 
• De Premier, Leiden 
• Smitsveen Complex D, Soest 

In de vergadering van 15 mei 2024 besprak de raad de jaarstukken 2023, het jaarverslag (bestaande uit het volkshuisvestelijk verslag, jaarrekening en overige gegevens) en het accountantsverslag met het bestuur, de directeur Finance en Control en de manager Rapportage en Control. Vervolgens zijn de stukken vastgesteld, de controleverklaring van de accountant afgegeven en nam de raad het besluit tot het verlenen van decharge aan het bestuur voor het gevoerde beleid in 2023.  

In de vergadering van 11 december 2024 keurde de raad de meerjarenbegroting 2025-2034, inclusief de jaarbegroting en de investeringsbegroting 2025, goed. De raad sprak uitgebreid met het bestuur en de directeur Finance en Control over de meerjarenbegroting 2025-2034 en de opgaven op het gebied van beschikbaarheid, betaalbaarheid en kwaliteit/duurzaamheid waarvoor we staan ten opzichte van de beschikbare financiële middelen. 

Met tertiaalrapportages werd de raad geïnformeerd over realisatie van de begroting 2024. In deze rapportages werden zowel de voortgang van de financiële als van de maatschappelijke prestaties en ambities beschreven. Deze rapportages zijn besproken in de RvC-vergadering van 21 maart 2024, 27 juni 2024 en 11 december 2024.

Met het vaststellen van de begroting 2024 heeft de raad het bestuur gemandateerd om in 2024 nieuwe leningen aan te trekken. Dit mandaat is gebaseerd op de financieringsbehoefte die volgt uit de begroting. De kasstromen worden maandelijks geactualiseerd en gemonitord in het intern treasury overleg. Vanwege een tijdelijke toegenomen prognose ten opzichte van de begroting (door externe ontwikkelingen zoals acquisitiekansen), heeft de raad - in de raadsvergadering van 27 juni 2024 - besloten tot het verhogen van het financieringsmandaat van het bestuur voor 2024 van 175 miljoen euro naar 225 miljoen euro. Uiteindelijk is hier geen gebruik van gemaakt.

In de vergadering van 3 oktober 2024 keurde de raad de besluiten tot vaststelling van het reglement financieel beheer en beleid, het treasury statuut en het treasury handboek goed. Ook gaf de raad goedkeuring aan het break plan en nam zij kennis van het backup-plan. In dezelfde vergadering gaf de raad ook goedkeuring aan de voorgestelde interne signaalwaarden. 

Het treasury jaarplan 2025 evenals het interne controleplan 2025-2027 is goedgekeurd in de vergadering van 11 december 2024. 

De auditcommissie besprak met de bestuurder met de portefeuille financiën de jaarrekening 2024, de tertiaalrapportages en de managementletter van de accountant. Ook voerde de auditcommissie overleg met de accountant en de onafhankelijk controller zonder dat het bestuur hierbij aanwezig was. Daarnaast sprak de commissie met de accountant over het auditplan 2024. Deze is geaccordeerd in de raadsvergadering van 3 oktober 2024.  

Integriteit is een belangrijk onderwerp waar de raad toezicht op houdt. Binnen Portaal geldt een integriteitscode. De raad ondertekende de integriteitscode, die daarmee niet alleen impliciet, maar ook expliciet van toepassing is op de raad. Daarnaast kent Portaal een interne gedragscode, een klokkenluidersregeling, een beleid ongewenste omgangsvormen en een agressieprotocol. 

Met een halfjaarlijkse rapportage wordt de raad geïnformeerd op het gebied van governance, risk en compliance. In de vergaderingen van 21 maart 2024 en 11 december 2024 zijn besproken: de risicobeheersing, naleving van wet- en regelgeving, operationele risico’s, eventuele integriteitsschendingen en het onderzoek daarnaar. 

In de raadsvergadering van 21 maart 2024 is de data– en digitaliseringsvisie besproken. Gekeken is waar Portaal nu staat en waar Portaal de komende jaren naartoe wil groeien. 

Op 15 mei 2024 heeft de raad met het bestuur en de manager HRD de Portaalbrede HRD-strategie uitgebreid besproken. 

De implementatie inrichting nieuwe topstructuur, de strategische keuzes en observaties, besprak het bestuur met de raad in de vergadering van 27 juni 2024.  

In de vergadering van 3 oktober 2024 is de integriteitsagenda van Portaal besproken. De raad onderschrijft het belang van het bespreken van incidenten en signalen van buitenaf, zoals de handreiking integriteit van woningcorporaties 2024. Op die manier kan gezamenlijk een referentiekader worden opgebouwd.  

De herziene Governancecode woningcorporaties 2024 is besproken in de vergadering van 11 december 2024. De raad heeft geconstateerd dat met de voorgestelde verscherpingen Portaal voldoet aan de herziene code. 

In lijn met de herziene Governancecode woningcorporaties 2024 wordt dit onderwerp standaard geagendeerd op de RvC-vergadering. Op deze wijze wordt periodiek het gesprek tussen de raad en het bestuur gevoerd over dit onderwerp, om iedere vorm van (schijn van) belangenverstrengeling te kunnen voorkomen. 

In de vergadering van 11 december 2024 is geconcludeerd dat er geen veranderingen zijn in de bestaande (vastgoed)portefeuille van de zittende RvC-leden. De conclusie wordt gehandhaafd dat het vastgoedbezit van de leden van de raad en het bestuur niet in concurrentie treedt met Portaal, niet leidt tot een (mogelijk) tegenstrijdig belang en niet leidt tot (schijn van) belangenverstrengeling (zoals voorkennis). Al het vastgoedbezit, ook het vastgoed dat in bezit is van (fiscale) partners van de leden van de raad en het bestuur is in 2023 gemeld bij de Autoriteit woningcorporaties (Aw). De Aw volgt de conclusie van de raad over het specifieke vastgoedbezit van een bestuurder en een aantal commissarissen van Portaal.   

Portaal kent een beperkte verbindingenstructuur. Om risico’s te spreiden, vindt een aantal van de activiteiten niet plaats in de Stichting Portaal, maar in andere rechtspersonen of samenwerkingsverbanden. Hiervoor kent Portaal het verbindingenstatuut. Jaarlijks worden de verbindingen geëvalueerd en getoetst of het verbindingenstatuut wordt nageleefd. De raad nam kennis van de evaluatie in de raadsvergadering van 3 oktober 2024 en constateerde dat er geen noodzaak tot bijsturing was.

In het reglement van de raad staat hoe de informatievoorziening aan de raad is geregeld. De raad baseert zijn oordeel onder andere op informatie van het bestuur, de accountant, Aw, Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), het ministerie, de gemeenten en de pers. Daarnaast haalt de raad actief informatie op bij stakeholders. Ook vormen de gesprekken met huurdersorganisaties, de ondernemingsraad en het management een belangrijke basis om te oordelen over het beleid. Directeuren, managers en medewerkers verschijnen regelmatig in RvC-vergaderingen voor een toelichting op onderwerpen. Verder gaat de raad ieder jaar op werkbezoek in de regio. De raad ziet erop toe dat hij voldoende informatie krijgt over alle relevante beleidsaspecten (financieel, volkshuisvestelijk, maatschappelijk en organisatorisch) en over dienstverlening aan klanten.

De (huurders)commissarissen nemen minimaal 2 keer per jaar deel aan vergaderingen van de huurdersorganisaties. De huurderscommissarissen zijn aangesloten bij het voor- en najaarsoverleg. Daarnaast heeft er een separaat overleg plaatsgevonden voorafgaand aan het voorjaaroverleg met de huurderscommissarissen en de huurdersorganisaties. Ook zijn er contacten door het jaar heen tussen de huurderscommissarissen en de huurdersorganisaties.

Op 22 juni 2024 heeft de jaarlijkse heidag/participatiedag plaatsgevonden. Hier waren bewoners, huurdersorganisaties, medewerkers van Portaal en leden van de raad aanwezig. Dit om zich te laten inspireren en van gedachten te wisselen over hoe Portaal de stem van de bewoners zo goed mogelijk kan laten horen.    

Op 27 juni 2024 vond er een informeel gesprek plaats tussen de bestuursleden van de huurdersorganisaties, de voorzitter van de raad en de huurderscommissarissen. 

De voltallige raad heeft op 11 december 2024 tijdens het jaarlijkse overleg gesproken met de bestuursleden van de huurdersorganisaties. Daarin kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan bod:

• huuraanpassing 2025
• relatie HO's met bestuur Portaal
• planning gesprekken RVC 2025
• overdracht nieuwe huurderscommissarissen en integratie in RVC
• woontop en gezamenlijk optrekken in de lobby

De raad spreekt op regelmatige basis OR-leden. De raad wordt ook geïnformeerd door het bestuur over de onderwerpen die worden besproken met de ondernemingsraad aan de hand van het verslag van de overlegvergaderingen. Op 27 juni 2024 heeft het jaarlijkse gesprek tussen de raad en de OR plaatsgevonden en zijn de volgende onderwerpen besproken: 

• De samenwerking met de ondernemingsraad en de RvB. 
• De veelheid van werk ten gevolge van de ingezette transitie. 
• Het vormgeven van de continuïteit binnen de ondernemingsraad.

Op grond van de Wet normering topinkomens (WNT) geldt sinds 1 januari 2015 voor Portaal de bezoldigingsklasse H. Hierbij hoort voor 2024 een maximale bezoldiging van 233.000 euro. Bepalend voor de hoogte van de bezoldiging is het aantal woningen en de omvang van de gemeente(n) waarin de corporatie actief is. 

De beloning van het bestuur, Sander Heinsman en Arjel Woudstra, is conform de WNT. 

Permanente educatie is niet vrijblijvend. Bestuurders moeten over een periode van 3 jaar 108 PE-punten behalen, wat neerkomt op 108 studiebelastingsuren. Sander Heinsman behaalde 123,5 punten. Arjel Woudstra is gestart op 1 november 2022 en heeft tot en met 31 december 2024 95 PE-punten behaald (het minimale vereiste aantal is 78). 

De raad telde tot 1 juli 2024 6 leden, van wie 2 commissarissen op voordracht van de huurdersorganisaties. Per 1 juli 2024 is 1 huurderscommissaris (Roelof Bleker) afgetreden. De raad bestond op dat moment uit 5 leden. In samenspraak met de huurdersorganisaties is afgesproken om tijdelijk 1 lid van de raad de rol van huurderscommissarissen op zich te laten nemen totdat een nieuwe huurderscommissaris is geworven. Anita Blankestijn heeft op verzoek van de huurdersorganisaties deze rol opgepakt. 

De raad streeft ernaar dat alle relevante kennisgebieden zijn vertegenwoordigd. Deze kennisgebieden staan in het profiel van de raad en zijn in lijn met de terminologie van de geschiktheidseisen, zoals vermeld in de Woningwet. Bij benoemingen wordt hiermee rekening gehouden.

De raad constateerde dat zijn samenstelling voldoende divers is en dat de raad beschikt over de vereiste expertise om goed toezicht op de stichting te kunnen houden.

Alle leden van de raad zijn onafhankelijk in de zin van de Governancecode woningcorporaties.

In verband met het aflopen van de 2e benoemingstermijn van Françoise Dechesne per 14 december 2024 (waarmee zij de maximale 8 jaar als lid van de raad heeft volgemaakt), is in het voorjaar 2024 de werving opgestart voor een nieuwe vastgoedcommissaris. De werving is begeleid door een werving- en selectiebureau. De selectiegesprekken zijn gevoerd door Anita Blankestijn, Jan Maarten van der Meulen en Sander Heinsman. De eindkandidaat heeft ook gesproken met Marjet van Zuijlen en Arjel Woudstra. De sollicitatieprocedure is in het najaar 2024 afgerond met de benoeming van de heer Bart van Breukelen per 15 december 2024. De Aw heeft een positieve zienswijze afgegeven.

In verband met het aftreden van Roelof Bleker per 1 juli 2024 (na zijn 1e benoemingstermijn van 4 jaar) en het aflopen van de 2e benoemingstermijn van Felicitas Crutzen per 17 maart 2025 (waarmee zij de maximale 8 jaar als lid van de raad heeft volgemaakt), is in de zomer 2024 de werving gestart voor 2 huurderscommissarissen. De werving is begeleid door een werving- en selectiebureau. De selectiecommissie bestond uit de vertegenwoordigers van de 6 huurdersorganisaties van Portaal en hun adviseur. In de 2e ronde is de selectiecommissie uitgebreid met Jan Maarten van der Meulen, als vertegenwoordiger vanuit de raad. Op basis van de gesprekken hebben de huurdersorganisaties 2 kandidaten voorgedragen aan de raad. Deze 2 kandidaten hebben nog een gesprek gevoerd met de voorzitter van de raad en de voorzitter van het bestuur. De raad heeft geconstateerd dat de kandidaten passen in het afgesproken profiel en heeft de voordracht geaccepteerd. 

De sollicitatieprocedure is in het najaar 2024 afgerond met de benoeming van Marco van Lente per 1 januari 2025 en Cevdet Örnek per 17 maart 2025. De Aw heeft een positieve zienswijze afgegeven voor beide kandidaten.

De raad heeft op 19 augustus 2024 (buiten vergadering om) unaniem besloten tot een voorgenomen herbenoeming van Jan Maarten van der Meulen als lid van de raad en als voorzitter van de auditcommissie onder voorbehoud van een positieve zienswijze van de Aw. Op 16 oktober 2024 heeft de Aw een positieve zienswijze afgegeven. Jan Maarten van der Meulen is herbenoemd voor de duur van 4 jaar per 1 april 2025. 

Volgens artikel 29 van het Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting heeft de raad een brede meldingsplicht. Er deden zich in 2024 geen zaken voor die de raad moest melden bij de Aw.

Op 21 maart 2024 heeft de zelfevaluatie van de raad plaatsgevonden zonder begeleiding van een extern bureau. Ten behoeve van de zelfevaluatie hebben de leden van de RvC en RvB de vragenlijst van de VTW Zelfevaluatie Online ingevuld. Het gesprek wordt gevoerd aan de hand van de uitkomsten in het openvragenverslag en de geanonimiseerde rapportage. Er is onder meer gesproken over rooster van aftreden, samenstelling en profiel RvC, planning/tijdsbeslag en participatie in de RvC-vergaderingen, verbinding binnen de RvC en de samenwerking RvC en RvB.

In het kader van deskundigheidsbevordering moeten commissarissen 5 PE-punten (naar rato) per kalenderjaar behalen. Portaal faciliteerde het behalen van een aantal punten door het organiseren van een inhoudelijke sessie in oktober onder begeleiding van Roelof Bleker in de gemeente Enschede.  

Bezoldiging van commissarissen vindt plaats volgens de Beroepsregel bezoldiging commissarissen. De maximale bezoldiging 2023 is 21.600 euro voor een lid en 32.400 euro voor de voorzitter. 

De raad heeft de honorering voor 2024 herzien en de vergoedingen van de leden en voorzitter van de RvC geïndexeerd conform de WNT-norm (verhoging van 4,48 procent). Over 2024 is de bezoldiging voor de voorzitter 30.788 euro en voor de overige leden 20.468 euro. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen vicevoorzitter, lid met en lid zonder commissie.

De raad kwam 5 keer in reguliere vergadering bijeen, 1 keer in een strategische sessie en 1 keer tijdens de zelfevaluatie. De voorzitter van de raad en de voorzitter van de auditcommissie bereiden in de agendacommissie samen met het bestuur de vergaderingen van de plenaire raad voor. De raad vergadert in aanwezigheid van het bestuur, waarbij voorafgaand aan de vergadering vooroverleg plaatsvindt zonder bestuur. Daarnaast vonden diverse bijeenkomsten van de commissies plaats en is een werkbezoek gebracht aan de regio Eemland.

Het bestuur heeft het jaarverslag over 2024 opgesteld, met daarin opgenomen de jaarrekening. EY heeft deze jaarrekening gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De raad kan zich verenigen met het jaarverslag van het bestuur, verleent het bestuur decharge voor het gevoerde beleid en stelt de jaarrekening vast.

De raad en zijn individuele leden verklaren integer en onafhankelijk te hebben gehandeld, conform de integriteitscode van Portaal.